Ab 2020 wird der Einsatz manipulationssicherer Kassen per Gesetz verbindlich vorgeschrieben. Aber schon 2017 gelten verschärfte Vorschriften für alte Registrierkassen.
Das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen", das den Einsatz manipulationssicherer Kassen vorschreiben soll, liegt jetzt zusammen mit einer Technischen Verordnung zur Durchführung dieses Gesetzes als Regierungsentwurf vor. Gegenüber dem ersten Entwurf wurde das Inkrafttreten der neuen Vorgaben um ein Jahr nach hinten verschoben.
Für ehrliche Unternehmer bedeutet das Gesetz in erster Linie zusätzlichen Aufwand und Kosten sowie das Risiko erheblicher Strafen, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden. Daher sollte die Vorbereitung rechtzeitig in Angriff genommen werden. Folgende Maßnahmen sieht das Gesetz vor:
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Sicherheitseinrichtung: Elektronische Kassen und Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der erfassten Geschäftsvorfälle gewährleistet. Für die Mehrzahl der derzeit eingesetzten Kassen wird eine Nachrüstung möglich sein. Ist die Kasse nicht nachrüstbar, genügt aber den aktuellen Vorgaben und wurde zwischen 2010 und 2019 angeschafft, darf sie noch längstens bis Ende 2022 weiter verwendet werden.
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Kassen-Nachschau: Eine Kassen-Nachschau soll dem Finanzamt ermöglichen, bei Verdacht auf Manipulation oder Steuerhinterziehung auch unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung zeitnah zu überprüfen.
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Sanktionen: Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden, auch wenn kein steuerlicher Schaden entstanden ist.
Der Gesetzentwurf sieht eine Belegausgabe auf Verlangen des Kunden vor. Es wird damit ausdrücklich gesetzlich normiert, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern. Die Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht ist allerdings nicht vorgesehen. Insbesondere bei Wochenmärkten, Festen, Hofläden und Straßenverkäufern können daher auch weiterhin manuelle Aufzeichnungen geführt werden.
In der Diskussion um das neue Gesetz ist aber fast untergegangen, dass schon ab 2017 verschärfte Regeln für Registrierkassen, Waagen mit Kassenfunktion und Taxameter gelten. Grundlage dafür sind die 2010 geänderten Vorgaben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Seither müssen die Kassen jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem Datenträger gespeichert werden. Für jedes Kassensystem oder kassenähnliche System müssen die Aufzeichnungen getrennt geführt und aufbewahrt werden.
Kassen, die diese Vorgaben nicht oder nur teilweise erfüllen, dürfen aufgrund einer Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2016 weiterverwendet werden. Mit dem Jahresende endet aber auch diese Übergangsfrist. Wer ab 2017 noch eine Kasse verwendet, die nicht den aktuellen Vorgaben der Finanzverwaltung genügt, riskiert daher bei einer Betriebsprüfung Hinzuschätzungen und anderen Ärger. Noch bleibt Zeit für eine Umstellung, wobei bei einer Neuanschaffung gleich das neue Gesetz berücksichtigt werden sollte - entweder indem gezielt die darin vorgesehene Übergangsfrist für nicht nachrüstbare Kassen ausgereizt wird oder gleich eine Kasse angeschafft wird, die sich auch nachrüsten lässt.